АНАЛІЗ СТАНУ ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНОЇ РОБОТИ ЛИПОВОДОЛИНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ ЗА I півріччя 2013 РОКУ

 АНАЛІЗ

СТАНУ ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНОЇ РОБОТИ

ЛИПОВОДОЛИНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ

СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ  ЗА I півріччя 2013 РОКУ

За результатами звітного періоду та на виконання плану роботи Липоводолинського районного суду Сумської області проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи за перше півріччя 2013 року.

Обліково-статистична робота у районному суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді (далі – Інструкція), затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України  27.06.2006 року № 68 зі змінами та доповненнями;  Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженої рішенням Ради суддів України 26.11.2010 року № 30; Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу,  затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87); Інструкції  щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, (затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 р. № 21).

Відповідно до ч.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство у Липоводолинському районному суді Сумської області здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Головним спеціалістом з ІТ протягом першого півріччя 2013 року проводилися практичні заняття з працівниками апарату суду з користування  комп’ютерною програмою «Д-3», яка функціонує у суді з 01 січня 2012 року.

Протягом півріччя працівниками апарату Липоводолинського районного суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду. Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система введення та наповнення інформацією КП «Д-3» щодо справ та матеріалів, що надходять до суду. Старшим секретарем суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме: у день надходження відповідної справи чи матеріалу реєструвалися у програмі в розділі «Загальна канцелярія» після чого передавалися до відповідної канцелярії: кримінальної, цивільної, адміністративної, справ про адміністративні правопорушення. Потім заводилися обліково-статистичні картки з дотриманням хронологічної послідовності. В електронній обліково-статистичній картці проставлялися всі необхідні значення та відмітки, в тому числі призначення до попереднього розгляду, дати та причини відкладення, дата, суть прийнятого рішення, інформація щодо звернення, виконання та результати виконання, тощо. Також заповнювалися картки на осіб стосовно яких судом було розглянуто кримінальну справу (КО) та картки обліку сум шкоди завданої злочином. Під час проміжних перевірок протягом піврічя та процесу підготовки статистичних звітів випадків наявності карток-дублікатів, не виявлено. 

У першому півріччі 2013 року з 04 по 07 березня секретар суду Молошна Катерина Григорівна у Харківському регіональному відділенні Національної школи суддів України пройшла підготовку працівників апаратів судів за програмою для секретарів та старших секретарів місцевих та апеляційних судів. На оперативні нараді суддів та працівників апарату 09 квітня 2013 року було заслухано звіт секретаря суду Молошної К.Г. після проходження курсів підвищення кваліфікації. Даний звіт  було взято до відому.

Протягом звітного періоду в суді проводилася робота по підвищенню рівня обліково-статистичної роботи, а саме:

●   відповідальні працівники з допомогою головного спеціаліста з інформаційних технологій  вивчали періодичні оновлення програми та зміни у обліково-статистичних картках у КП «Д-3», яка на даний час експлуатується;

●   кожного місяця, протягом звітного періоду, керівником апарату суду, консультантом суду та старшим секретарем суду проведено перевірки своєчасності та правильності введення даних в обліково-статистичні картки усіх категорій, якості роботи  працівників відповідальних за їх ведення;

●   у травні місяці старшим секретарем суду спільно з головним спеціалістом з ІТ здійснено перевірку щодо повноти та своєчасності заповнення обліково-статистичних карток в автоматизованій системі додкументообігу суду. За результатами проведеної перевірки підготовлено  довідку;

●   23 квітня керівником апарату суду та старшим секретарем суду перевірено якість роботи консультанта суду Горкуші Н.В., на яку покладено обов’язок заповнення, направлення та складання звітів по карткам на особу,  стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. За результатами перевірки складено відповідний аналіз, відповідно до висновків якого суттєвих недоліків не виявлено. КО вводились в програму згідно з наданими ТУ ДСА України в Сумській області порядковими номерами, які використовувались в хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів не встановлено. КО, контрольні талони від них та звіти по картках, акти звірки направлялися до ТУ ДСА України в Сумській області та контрольні талони від КО до апеляційного суду Сумської області вчасно;

●   значна увага у звітному періоді приділялася питанню причин порушення строків розгляду справ усіх категорій та причинам зміни та скасування рішень по справах, які переглянуті вищестоящим судом. Консультантом суду, секретарем суду та в.о. голови суду у березні, квітні та червні проаналізовано дані питання та складено відповідні аналізи. Для покращення оперативності розгляду цивільних та кримінальних справ судом вживаються різні заход: проводяться аналізи дотримання строків призначення, проведення попереднього розгляду та розгляду судових справ; періодично аналізуються причини відкладення слухання цивільних та кримінальних справ та реагування на виявленні порушення. При цьому, в.о. голови суду вживаються відповідні заходи для своєчасного розгляду цивільних, кримінальних справ та усунення перешкод щодо здійснення судочинства з боку осіб, які беруть участь у справі;

●   в.о. голови суду Бутенком Д.В. та консультантом суду на 21 січня поточного року проаналізовано та вивчено причини залишків нерозглянутих справ станом на 01 січня 2013 року. Крім того, протягом року також приділялася значна увага оперативності розгляду справ та матеріалів. За результатами проведеного узагальнення ми дійшли висновку, що більшість справ усіх категорій, які залишилися не розглянутими на початок 2013 року надійшли до суду у другій половині грудня 2012 року та були призначені до попереднього та до судового розгляду на початок 2013 року;

●   головний спеціаліст з ІТ постійно надає  працівникам суду практичну допомогу в коритуванні   програмою «Д-3» та її оновленнями;

●   для підвищення якості складання статистичних звітів на початку звітного періоду (у червні) проведено залікове заняття із працівниками суду, відповідальними за складання статистичних звітів зі знання нормативних документів, що визначають порядок їх складання.

Упродовж року працівниками апарату Липоводолинського районного суду Сумської області підготовлено аналізи стану здійснення правосуддя районного суду за 2012 рік в порівнянні з 2011 роком. Підготовлено також аналіз обліково-статистичної роботи за 2012 рік. Проведено узагальнення про стан постановлення обвинувальних вироків Липоводолинським районним судом Сумської області за 2012 рік у порівнянні з 2011 роком.

При складанні піврічних звітів за перше півріччя 2013 року в Липоводолинському районному суді Сумської області діяла програма «Д-3» версія 3.9, з кожним оновленням КП здійснювалися оновлення та вдосконалення самої програми. При роботі помилки не виникали, при завантаженні звітів в КП «Д-3», недоліків та недосконалості, які б уповільнювали завантаження та здачу звітів, не виявлено. При складанні піврічних звітів, дана програма здійснювала перевірку звітів та відображала допущені помилки. Статистичні звіти Липоводолинського районного суду Сумської області  за перше півріччя 2013 року сформовані за допомогою комп’ютерної програми «Діловодство-3» з урахуванням змін до наказу ДСА України від 05.06.2006 № 55 «Про затвердження форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів» та направлені до ТУ ДСА України в Сумській області в електронному та в паперовому вигляді.

Проте в той же час при підготовці та складанні  звітності за переше півріччя 2013 року виявлено ряд проблемних питань у функціонуванні автоматизованої системи документообігу, які не дали можливості  сформувати звіт за формою № 1-1 у автоматичному режимі. А саме:

ü      у Розділі 2, рядок 2, графа 3 не вірно  проставляються особи та засуджені (на одиницю менше, хоча кількість справ проставляється вірно);

ü      У Розділ 2, рядок 45 автоматично була облікована одна справа про звчинення злочину, проти авторитету органів державної влади, органів місцевого самоврядування та об’єднань громадян (хоча така справа до суду не надходила та судом не розглядалася);

ü      Розділ 2, рядок 62 не рахується зовсім (у автоматично складеному звіті показники відсутні, хоча справи за клопотанням про розгляд обвинувального акта у спрощеному провадженні судом розглядалися, про що є відмітки в обліково-статистичних картках);

ü      в розділі 4 в рядку 11 «Інші» помилково, повторно проставлені дві справи, які уже обліковані в рядках 9 і 10.

Крім того, на показники при складанні звіту за формою 1-1 ОП за 9 місяців 2013 року може вплинути результат автоматичного обрахування Розділу 3 даного звіту за перше півріччя «Інформація про вжиття судами заходів для своєчасного розгляду матеріалів». Так, на кінець першого півріччя 2013 року в Липоводолинському районному суді застосовано привід обвинуваченого по справі, розгляд якої відкладено на липень 2013 року (тобто на 3 квартал). Дану справу програма облікувала у рядок 1 даного розділу «Застосовано судом привід обвинуваченого» та одночасно і в рядок 2 «з них, кількість матеріалів, у яких привід не виконано». Тобто в разі виконання данного приводу у липні місяці, на коли відкладено розгляд, показник звіту у розділі 3, рядку 2 буде більшим ніж показник цього ж рядка у звіті за 3 квартали, хоча даний розділ обліковується наростаючим підсумком.

Характеризуючи кадрове забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності про стан здійснення правосуддя, слід відмітити наступне.

Працівником, відповідальним за підвищення кваліфікації працівників апарату суду, є консультант суду Горкуша Н.В. Згідно з планами підвищення кваліфікації працівників апарату суду, затверджених в.о. голови суду, проведено виключно всі заняття, що заплановано. Заняття проводяться кожного другого понеділка місяця. Питання підібрано відповідно основних нормативних актів, що стосуються діловодства в суді, питань ведення архіву, кадрового діловодства, вивчення  нового законодавства.

У Липоводолинському районному суді проводиться правова та профілактична робота. У квітні поточного року вийшов номер районної газети «Наш край» на сторінках якої було опубліковано статтю про порядок надання безоплатної правової допомоги як однієї із державних гарантій соціального захисту населення України. 18 травня 2013 року у суді проведено День відкритих дверей, на який завітали учні 10-го класу Липоводолинської спеціалізованої школи I-IIIступенів. Школярі дізналися про структуру судової системи України, зміни в законодавстві з питань судоустрою, зміст і порядок застосування нормативно-правових актів про поведінку громадян у суді.    

На оперативних нарадах суддів та працівників апарату суду обговорювалися актуальні питання, такі як: аналіз, проведений Територіальним управлінням державної судової адміністрації України в Сумській області, стану організації роботи зі зверненнями громадян у місцевих загальних судах Сумської області за 2012 рік; обговорено аналіз, проведений ТУ ДСА України в Сумській області щодо планів роботи місцевих загальних судів Сумської області на перше півріччя 2013 року; обговорено звернення суддів Євпаторійського міського суду Автономної Республіки Крим стосовно безпідставного внесення відомостей до Єдиного реєстру досудових розслідувань та провадження досудових розслідувань кримінальних проваджень відносно суддів і працівників апарату суду за заявами громадян, які не згідні з прийнятими процесуальними рішеннями; обговорено лист ТУ ДСА України в Сумській області № 03-690/13 від 16.04.2013 року щодо надсилання копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Також з метою запровадження позитивних моментів у роботі вивчено досвід роботи судів України по питанню плануванню роботи суду на півріччя, а саме: Рівненського міського суду Рівненської області та Кролевецького районного суду Сумської області. За результатами проведеного узагальнення складено відповідну довідку, найактуальніші пункти вивчених планів роботи заплановано провести і в Липоводолинському суді у другому півріччя 2013 року.  

Основними розділами плану роботи Липоводолинського районного суду Сумської області є:

1.      Загальний розділ

2.      Здійснення правосуддя в кримінальних, цивільних, адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення

3.      Питання обліково-статистичної роботи

4.      Питання профілактичної та право-виховної роботи

5.      Підвищення професійної майстерності суддів та працівників апарату суду

Контроль за виконанням  пунктів плану здійснює керівник апарату суду Жепко В.І. та консультант суду Горкуша Н.В. 25 червня 2013 року консультантом суду Горкушею Н.В. проаналізовано стан виконання плану роботи та навчання у першому півріччі поточного року. Стан виконання плану роботи суду є задовільним та знаходиться на достатньому рівні, проте трапляються випадки несвоєчасного проведення запланованих заходів, перенесення їх на більш пізній період.  За перше півріччя поточного року виконано усі заплановані питання, лише проведення стажування осіб, зарахованих до кадрового резерву перенесено на друге півріччя.    

В суді діє локальна мережа, яка підключена до швидкісного Internet за технологією ADSL.

З метою удосконалення обліково-статистичної роботи суду та на виконання вимог Інструкції на І І півріччя 2013 року заплановано наступні заходи:

●         провести аналіз стану здійснення правосуддя Липоводолинським районним судом Сумської області за  І  півріччя 2013 року у порівнянні з І півріччям 2012 року;

●         провести узагальнення про стан постановлення обвинувальних вироків Липоводолинським районним судом Сумської області за І півріччя 2013 року у порівнянні з І півріччям 2012 року;

●         забезпечувати повноту та своєчасність оновлення інформації на веб-сторінці офіційного сайту „Судова влада України”;

●         проводити оперативні наради суддів та працівників апарату суду з розгляду поточних питань, виконання плану роботи суту та стану виконання трудової та виконавчої дисципліни;

●         посилити контроль за веденням судової статистики. Звернути увагу на своєчасність подання звітів та достовірність показників звітності про стан здійснення судами правосуддя;

●         забезпечувати повне і неухильне виконання вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» в частині функціонування автоматизованої системи документообігу в суді;

●         посилити контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку;

●         постійно вивчати досвід роботи судів України з питань планування роботи;

●         визначити причини порушення строків під час призначення та розгляду справ та матеріалів, проводити проміжний контроль щодо запобігання подібним випадкам;

●         відповідальною особою своєчасно готувати супровідні листи щодо правильності направлення карток на осіб стосовно яких розглянуто кримінальні провадження до ТУ ДСА України в Сумській області та щоквартально акти звірок до них;

●         включити напередодні звітних періодів у плани навчання детальні заняття щодо питань статистичної роботи;

●         після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи та дані стану здійснення правосуддя, користуючись при цьому Методичними рекомендаціями щодо проведення огляду даних судової статистики, аналізу обліково-статистичної роботи;

●         головному спеціалісту з ІТ здійснювати навчання та надавати методичну допомогу всім працівникам суду в роботі з комп’ютерною програмою  «Д-3»;

●         постійно здійснювати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку;

●         перевірити якість заповнення обліково-статистичних карток на цивільні та кримінальні справи;

●         під час проведення семінарських занять з працівниками апарату судів, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України (в редакції 2012 року), Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Законів України „Про судоустрій і статус суддів”, «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про державну службу»;

●         з метою підвищення рівня довіри громадськості до діяльності суду висвітлювати роботу по здійсненню правосуддя Липоводолинським районним судом шляхом відповідних публікацій у місцевих ЗМІ;

●         провести опитування громадян щодо якості роботи суду;

●         здійснювати перевірку правильності та достовірності формування статистичної звітності засобами КП «Д-3», в разі виявлення  неточностей технічної сторони повідомляти ДП «ІСС».

Таким чином, обліково-статистична робота в суді планується згідно вимог законодавства та ведеться в основному належним чином; у роботі допомагають методичні рекомендації щодо планування роботи суду, вивчення досвіду інших судів не лише області, а й України, в цьому напрямку.

В.о. голови  Липоводолинського

районного суду Сумської області                                         Д.В. Бутенко

01.07.2013 р.

вик. Горкуша Н.В.

(0542) 5 16 89